Relevé comptable
Le relevé comptable est l'export normalisé de tous les mouvements de votre solde pour un service et une période : ventes encaissées, frais CashChap, remboursements, reversements et retraits, Cash out, dépôts et ajustements. Chaque ligne porte la référence CashChap et la référence de l'opérateur (MTN, Moov, banque), la date à l'heure de votre compte, la devise, le débit ou le crédit et le solde après l'opération ; le relevé donne le solde d'ouverture et le solde de clôture de la période. Il se télécharge depuis le portail en Excel ou en CSV, et peut être envoyé automatiquement par e-mail à votre comptable chaque jour, chaque semaine ou chaque mois.
Où le trouver
Dans le portail, menu Argent › Relevé comptable, ou le bouton Relevé comptable en haut des listes Paiements, Reversements, Remboursements, Dépôts et Ajustements. Le relevé porte toujours sur le service affiché et le mode affiché (Live ou Sandbox) : un relevé Sandbox ne contient aucun argent réel et le dit dans sa synthèse. Il ne mélange jamais les deux modes.
Peuvent le télécharger : le titulaire du compte, un collaborateur Administrateur et un collaborateur Comptable (voir Collaborateurs et rôles). Un collaborateur dont l'accès est limité au mois écoulé ne remonte pas plus loin. Chaque téléchargement est inscrit dans le journal d'activité du compte (action « RELEVÉ COMPTABLE »).
Période
Par défaut, le mois civil précédent. Vous choisissez librement un début et une fin (bornes incluses), avec deux limites : 92 jours au plus par relevé (découpez par mois ou par trimestre) et jamais au-delà d'aujourd'hui. Les journées sont celles du fuseau horaire de votre compte (Porto-Novo par défaut) : le relevé « du 1er au 31 octobre » commence le 1er octobre à 0 h à votre heure. Les dates UTC figurent aussi dans l'onglet Mouvements.
Les mouvements
| Type | Ce qu'il contient | Sens | Référence opérateur |
|---|---|---|---|
| Vente | Paiement validé d'un client (lien, QR code, caisse, widget, API, prélèvement), au montant brut en devise de référence. Les paiements échoués, en attente ou placés au compte d'attente n'y figurent pas. | Crédit | Identifiant de l'opération chez MTN ou Moov (celui du reçu). |
| Frais CashChap | Frais réellement retenus sur ce paiement (brut moins net). Quand le client prend les frais à sa charge, aucune ligne de frais n'est produite. Frais de virement bancaire et frais de Cash out, retenus avec l'opération. | Débit | Celle de l'opération concernée. |
| Remboursement | Remboursement d'un client pris sur votre solde : effectué, ou réservé (en attente). Un remboursement refusé ou annulé n'y figure pas. | Débit | Identifiant du virement de remboursement chez l'opérateur. |
| Retrait | Retrait demandé vers Mobile Money ou virement bancaire, validé ou en attente (le montant est déjà déduit de votre solde disponible dès la demande). Un retrait échoué n'y figure pas. | Débit | Identifiant du transfert chez l'opérateur ; pour un virement, la référence bancaire une fois le virement confirmé. |
| Reversement | Versement automatique (calendrier ou seuil) vers votre compte Mobile Money. | Débit | Identifiant du transfert chez l'opérateur. |
| Cash out | Chaque ligne d'un lot de Cash out, avec ses frais. | Débit | Identifiant du transfert chez l'opérateur. |
| Dépôt CashChap | Dépôt fait sur votre solde par l'équipe CashChap. | Crédit | — |
| Ajustement | Ajustement de solde appliqué par CashChap (paiement en espèces, paiement hors plateforme, correction d'une erreur), ou son annulation, avec le motif. | Crédit ou débit | Référence externe donnée par CashChap, s'il y en a une. |
La contrepartie est toujours masquée : numéro Mobile Money réduit à l'indicatif et aux quatre derniers chiffres (« 229 ••• 0001 »), compte bancaire réduit à la banque et aux quatre derniers caractères (« UBA Bénin •••• 9012 »). Le nom du client ou du bénéficiaire, tel qu'il a été saisi, figure dans le libellé. Les montants sont dans la devise de référence de la plateforme (XOF) : le montant et la devise d'origine d'une opération (prix fixé en euros, par exemple) sont donnés à côté, pour information.
Soldes
Le relevé suit le solde comptable : tout ce que vous avez encaissé net de frais, moins ce qui est sorti ou réservé (remboursements, retraits, reversements, Cash out, validés ou en attente), plus les dépôts et les ajustements. Le solde d'ouverture est ce solde juste avant le premier jour de la période ; le solde de clôture, juste après le dernier jour ; chaque ligne donne le solde après l'opération. Ouverture + crédits − débits = clôture, toujours.
Ce solde comptable rejoint le solde disponible affiché dans le portail une fois les fonds en cours de mise à disposition rendus disponibles : à un instant donné, la différence entre les deux est le montant des encaissements validés pas encore disponibles.
Formats
- Excel (.xlsx), trois onglets :
- Synthèse : service, mode, période, fuseau, devise, solde d'ouverture, total des crédits, total des débits, solde de clôture, nombre et montants par type ;
- Mouvements : une ligne par mouvement — date à l'heure du compte, date UTC, type, référence CashChap, référence opérateur, votre référence (commande, paiement remboursé), contrepartie, moyen, libellé, statut (validé ou en attente), montant et devise d'origine, débit, crédit, devise, solde après. En-tête figé, filtres actifs ;
- Grand livre : date, pièce (référence CashChap), libellé (avec la référence opérateur), débit, crédit, solde, de la ligne « Solde d'ouverture » à la ligne « Solde de clôture » — le format attendu par les logiciels comptables à l'import.
- CSV : le grand livre, ou les mouvements détaillés ; séparateur « ; », UTF-8 avec BOM (Excel en français l'ouvre directement), dates « AAAA-MM-JJ HH:MM:SS », montants bruts avec le point décimal, sans séparateur de milliers.
Nom des fichiers : cashchap-releve-<service>-<AAAA-MM-JJ>-<AAAA-MM-JJ>.xlsx (suffixe -sandbox en mode test ; -grand-livre.csv ou -mouvements.csv pour le CSV).
Envoi automatique par e-mail
Sur la page Relevé comptable, le titulaire du compte ou un administrateur règle, par service et par mode :
- jusqu'à 3 destinataires (votre comptable, votre expert-comptable, vous-même) ;
- la fréquence : chaque jour (le relevé de la veille), chaque semaine (le lundi, le relevé du lundi au dimanche passés) ou chaque mois (le 1er, le relevé du mois passé) ;
- les formats joints : Excel, CSV (grand livre et mouvements), ou les deux.
L'envoi part vers 06:00 UTC (7 h à Porto-Novo) le jour dû. Un relevé n'est jamais envoyé deux fois pour la même période ; un relevé sans aucun mouvement n'est pas envoyé. L'e-mail rappelle le service, le mode, la période, les soldes d'ouverture et de clôture et les totaux par type ; les fichiers sont en pièces jointes. Les derniers envois (période, destinataires, nombre de mouvements, état) sont listés sur la page. Le réglage suit le mode affiché au moment où vous l'enregistrez : pour recevoir aussi le relevé Sandbox, basculez puis réglez-le séparément.
Contrôles utiles
- Le total des ventes moins les frais du relevé est votre chiffre encaissé net sur la période ; les frais sont une charge à comptabiliser, justifiée ligne à ligne par la référence du paiement.
- Chaque retrait ou reversement se rapproche de votre relevé Mobile Money ou bancaire par la référence opérateur ou la référence bancaire.
- Le solde de clôture d'un relevé est le solde d'ouverture du suivant : enchaînez les périodes sans trou ni chevauchement (le mois précédent, chaque mois).